PRACA ZDALNA OD 7. KWIETNIA 2023

Opublikowano: 27 lipca 2022

stan prawny na dzień 02.03.2023

Analiza przepisów przeprowadzona na podstawie projektu ustaw – o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw z dnia 7 czerwca 2022 (Druk nr 2335). 

AKTUALIZACJA WPISU NA PODSTAWIE USTAWY Z DNIA 1 GRUDNIA 2022 R. O ZMIANIE USTAWY – KODEKS PRACY ORAZ NIEKTÓRYCH INNYCH USTAW (DZ. U. 2023, POZ. 240) OGŁOSZONEJ 6. LUTEGO 2023 R.

Praca zdalna została uregulowana w dziale II C Kodeksu Pracy.

Przepisy wejdą w życie 07.04.2023 r. 

Tym samym zapisy dotyczące telepracy zostaną skreślone.

Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej łączą w sobie wymagania w zakresie telepracy i pracy zdalnej wprowadzonej na podstawie przepisów “covidowych” 🤔

 

   (Art. 6718) W nowym wydaniu🙂 praca zdalna  to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

   (Art. 6719 § 2) Praca zdalna może być realizowana z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika. 

Uzgodnień między stronami dokonuje się przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia.

 

   (Art. 6719 § 3) Praca zdalna z inicjatywy pracodawcy

Będzie mogła być wykonywana na polecenie pracodawcy tylko w szczególnych przypadkach, tj w okresie:

  1. obowiązywania stanu nadzwyczajnego,
  2. stanu zagrożenia epidemicznego,
  3. stanu epidemii.

W każdym z tych przypadków będzie mogła być kontynuowana jeszcze przez 3 miesiące po odwołaniu każdego ze stanów.

Pracodawca będzie miał również prawo wydać polecenie wykonywania pracy zdalnie w sytuacji, gdy na dotychczasowym stanowisku pracy, z powodu zadziałania siły wyższej (np. pożar, powódź, awaria techniczna w obiekcie wpływająca na bezpieczeństwo pracy itp.) okresowo nie będzie w stanie zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

Pracodawca będzie mógł wydać polecenie wykonywania pracy zdalnie w każdym z powyższych przypadków tylko wtedy, gdy pracownik będzie posiadał warunki do jej wykonywania (lokalowe i techniczne) oraz potwierdzi to oświadczeniem jeszcze przed wydaniem przez pracodawcę polecenia.

Pracodawca będzie mógł w każdej chwili cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej z co najmniej 2-dniowym uprzedzeniem a także niezwłocznie, gdy pracownik utraci warunki lokalowe i techniczne do bezpiecznego jej wykonywania.

W przypadku utraty przez pracownika bezpiecznych warunków wykonywania pracy pracodawca będzie musiał wydać polecenie usunięcia uchybień lub cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

 

   (Art. 6719 § 6) Praca zdalna na wniosek pracownika.

Pracodawca będzie obowiązany uwzględnić wniosek pracownika z prośbą o jej zdalne wykonywanie w następujących przypadkach:

  1. pracownicy w ciąży,
  2. pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,
  3. pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności, albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
  4. pracownika – rodzica:
  • dziecka (również po ukończeniu przez dziecko 18 roku życia) posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo o nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu. Zaświadczenie wydaje lekarz posiadający specjalizację II stopnia lub tytuł specjalisty w dziedzinie:położnictwa i ginekologii, perinatologii, neonatologii, neurologii dziecięcej, kardiologi dziecięcej lub chirurgii dziecięcej,
  • dziecka z orzeczeniem o niepełnosprawności lub umiarkowanym i znacznym stopniu niepełnosprawności
  • dziecka posiadającego odpowiednią opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka lub orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych

chyba, że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Przyczynę odmowy pracodawca zobowiązany jest uzasadnić w ciągu 7 dni od złożenia wniosku. Patrz wykluczenia dla pracy zdalnej! (Art.6731 § 4)

 

   (Art. 6720 § 1-5) Zasady wykonywania pracy zdalnej

Zasady należy określić w:

  • porozumieniu zawieranym między pracodawcą i działającymi u pracodawcy organizacjami związkowymi (szczegóły opisano w par. 2 )

albo

  • regulaminie, jeśli w terminie 30 dni nie udało się pracodawcy i związkom zawodowym podpisać porozumienia (par.3)

albo

  • w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielem pracowników, jeśli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe (par.4),

albo

  • w poleceniu wykonywania pracy zdalnej ( dot. okresów obowiązywania stanu nadzwyczajnego, zagrożenia epidemicznego czy epidemii lub braku możliwości wykonywania pracy w obiektach pracodawcy z powodu zadziałania siły wyższej)

lub

  • w porozumieniu zawartym z pracownikiem (na wniosek pracownika)

 

   (Art. Art. 6720 § 6) Porozumienie lub regulamin powinny w szczególności zawierać:

  1. grupę/grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną (patrz wykluczenia…)
  2. zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy w tym urządzeń technicznych oraz pokrywania kosztów zużycia energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych i innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy,
  3. zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego w przypadku wykorzystywania przez pracowników własnych materiałów i narzędzi pracy lub zasady ustalania ryczałtu na pokrycie kosztów ponoszonych przez pracownika. Szczegóły opisuje art. 67.24 par. 4 i 5, oraz art. 67.25.
  4. zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności
  5. zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika,
  6. zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
  7. zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym danych osobowych,
  8. zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy i urządzeń technicznych,

 

   (Art. 6720 § 6) Polecenie oraz porozumienie zawarte z pracownikiem powinny w szczególności zawierać:

  1. zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy w tym urządzeń technicznych oraz pokrywania kosztów zużycia energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych i innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy,
  2. zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego w przypadku wykorzystywania przez pracowników własnych materiałów i narzędzi pracy lub zasady ustalania ryczałtu na pokrycie kosztów ponoszonych przez pracownika. Szczegóły opisuje art. 67.24 par. 4 i 5, oraz art. 67.25.
  3. zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności
  4. zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika,
  5. zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy
  6. zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym danych osobowych,
  7. zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy i urządzeń technicznych.

 

   (Art. 6721 § 1) Praca zdalna podejmowana przy zawieraniu umowy o pracę

Praca zdalna wymaga rozszerzenia dodatkowych informacji do umowy o pracę o których mowa w art. 29 § 3  o:

  • określenie stanowiska pracownika w strukturze organizacyjnej zakładu pracy(np. wskazanie działu i podległości)
  • wskazanie osób odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem
  • wskazanie osób upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

 

   (Art. 6721 § 1) Praca zdalna podejmowana w trakcie zatrudnienia.

Pracodawca powyższe informacje (z Art. 6721 §1 ) przekazuje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznie najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego pracy zdalnej.

 

   (Art. 6722) Zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy.

W przypadku wykonywania pracy zdalnej podjętej w trakcie zatrudnienia:

  1. Z wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy może wystąpić każda ze stron.
  2. Strony ustalają termin przywrócenia nie dłuższy niż 30 dni.
  3. Wniosek można złożyć w formie elektronicznej lub papierowej.
  4. W razie braku porozumienia przywrócenie następuje w dniu następnym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Uwaga:

Czy dzień otrzymania wniosku jest tożsamy z dniem jego założenia? – tylko wtedy, gdy otrzymamy potwierdzenie jego otrzymania. Należy o to zadbać. Wysyłając wniosek może się okazać, że przełożony jest na zwolnieniu lekarskim lub urlopie. Trudno wtedy uważać wniosek za dostarczony.

Pracodawca nie może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej w przypadku:

  1. pracownicy w ciąży,
  2. pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,
  3. pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności, albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
  4. pracownika – rodzica:
  • dziecka (również po ukończeniu przez dziecko 18 roku życia) posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo o nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu. Zaświadczenie wydaje lekarz posiadający specjalizację II stopnia lub tytuł specjalisty w dziedzinie:położnictwa i ginekologii, perinatologii, neonatologii, neurologii dziecięcej, kardiologi dziecięcej lub chirurgii dziecięcej,
  • dziecka z orzeczeniem o niepełnosprawności lub umiarkowanym i znacznym stopniu niepełnosprawności,
  • dziecka posiadającego odpowiednią opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka lub orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych

chyba, że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy.

 

   (Art. 6723) Ochrona prawna pracownika 

 

Nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenia przez pracodawcę umowy o pracę:

  1. Odmowa wyrażenia zgody na zmianę warunków wykonywania pracy przez pracownika, który przeszedł na pracę zdalna w trakcie zatrudnienia,
  2. Wystąpienie z wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej/Odmowa zaprzestania wykonywania pracy zdalnej przez pracowników uprawnionych, tj:
  1. pracownicy w ciąży,
  2. pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,
  3. pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności, albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
  4. pracownika – rodzica:
  • dziecka (również po ukończeniu przez dziecko 18 roku życia) posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo o nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu. Zaświadczenie wydaje lekarz posiadający specjalizację II stopnia lub tytuł specjalisty w dziedzinie:położnictwa i ginekologii, perinatologii, neonatologii, neurologii dziecięcej, kardiologi dziecięcej lub chirurgii dziecięcej,
  • dziecka z orzeczeniem o niepełnosprawności lub umiarkowanym i znacznym stopniu niepełnosprawności,
  • dziecka posiadającego odpowiednią opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka lub orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych

3. Zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej na podstawie wniosku o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy (dot. pracowników, którzy podjęli się jej w trakcie zatrudnienia).

 

   (Art. 6724, 6726, 6729, 6730) Obowiązki pracodawcy wobec pracowników wykonujących pracę zdalną:

  1. Zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
  2. Zapewnienie instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy (w tym urządzeń technicznych) lub pokrycie niezbędnych kosztów tych działań również kosztów eksploatacji narzędzi pracy a także kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Pokrycie kosztów może być zastąpione ryczałtem.
  3. Pokrycie pozostałych kosztów wykonywania pracy zdalnej, jeśli zostały określone w porozumieniu, regulaminie lub poleceniu wykonywania pracy zdalnej. Pokrycie kosztów może być zastąpione ryczałtem.
  4. Zapewnienie szkoleń i pomocy technicznej.
  5. Wypłacenie ekwiwalentu pieniężnego/ryczałtu w przypadku wykorzystywania do pracy zdalnej materiałów i narzędzi (w tym urządzeń technicznych) nie zapewnionych przez pracodawcę a niezbędnych do jej wykonywania. WARUNEK: wykorzystywane materiały i narzędzia muszą zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy, w tym spełniać wymagania oceny zgodności (CE lub określone normy) oraz ergonomii.
  6. Zapoznanie pracownika z procedurami ochrony danych osobowych – w razie potrzeby przeprowadzenie instruktażu lub szkolenia (może to być element instruktażu stanowiskowego bhp),
  7. Równe traktowanie w zatrudnieniu – w zakresie nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkoleń podnoszących kwalifikacje zawodowe z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej.
  8. Umożliwienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami oraz korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

 

   (Art. 6728) Uprawnienia pracodawcy

Pracodawca ma prawo (które należy rozumieć jako obowiązek) do prowadzenia kontroli:

  • wykonywania pracy zdalnej,
  • w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy
  • przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji w tym procedur ochrony danych osobowych

   (Art. 6729-30) Uprawnienia pracownika

  1. Pracownik nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych  niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej.
  2. Pracownik ma prawo do przebywania na terenie zakładu pracy, do kontaktowania się z innymi pracownikami oraz korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i uczestniczenia w prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

   (Art. 6728) Zasady prowadzenia kontroli

  • Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.
  • Pracodawca sposób prowadzenia kontroli dostosowuje do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju.
  • Czynności kontrolne nie mogą naruszać prywatności pracownika i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych.

*Jeżeli pracodawca w trakcie kontroli stwierdzi uchybienia to musi zobowiązać pracownika do ich usunięcia we wskazanym terminie albo cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej. W przypadku cofnięcia zgody pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy we wskazanym przez pracodawcę terminie.

 *ważne: dotyczy to tylko pracownika, który pracę zdalną podjął w trakcie zatrudnienia. Sytuacja nie została uregulowana (wprost) w przypadku pracownika, który dokonuje uzgodnień o pracę zdalną na etapie nawiązywania stosunku pracy. 

   (Art. 6724 § 5) Ustalanie wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu.

Przy ustalaniu ekwiwalentu należy wziąć pod uwagę:

  • normy zużycia materiałów i narzędzi pracy (w tym urządzeń technicznych),
  • udokumentowane ceny rynkowe,
  • ilość materiałów wykorzystywanych na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału,
  • normy zużycia energii elektrycznej,
  • koszty usług telekomunikacyjnych.

Wypłata pracownikowi ekwiwalentu lub ryczałtu nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Opracowała:

 

 

@malgorzata

Ciąg dalszy nastąpi.